VAELD pour les collectivités : des VAE adaptés à chaque usage, un service client complet et une app qui simplifie tout !
Chez eBikePro, notre mission est d’aider les collectivités à déployer des services de vélos à assistance électrique en location longue durée (VAELD) qui soient fiables, inclusifs et simples à gérer.
Avec AsYouRide by eBikePro, nous combinons des VAE adaptés aux usages réels des administrés (Urbain, Cargo, Longtail), un service client complet (assurance, maintenance, SAV) et une application mobile qui fluidifie l’inscription, les paiements, la sécurité et le support.
Résultat : un service clé en main et digitalisé pour automatiser le parcours client.
Des VAE pour chaque profil et chaque trajet
VAE Urbain : agilité au quotidien
Le VAE Urbain s’adresse aux trajets du quotidien : domicile-travail, courses, loisirs. Il privilégie la polyvalence et la maniabilité : cadre confortable, position de conduite naturelle, pneus anti-crevaison, éclairage puissant et garde-boue intégrés.
- Pour qui ? Utilisateurs novices ou confirmés, tous âges.
- Pour quels trajets ? 2 à 10 km (par trajet), intra-muros et périurbain.
- Pourquoi ça marche ? Simplicité, confort et faible besoin de maintenance grâce à des vélos électrique "Made In France" robustes (transmission fiable Nexus5, freins hydrauliques, selle antivol, support smartphone, panier intégré, cadenas Bluetooth intelligent et câble de sécurisation).
VAE Cargo : charge utile et logistique du dernier kilomètre
Le VAE Cargo est pensé pour le transport de charges : enfants, courses, matériel professionnel. Idéal pour les familles et les services municipaux (médiathèques, régies, petites livraisons).
- Atouts clés : châssis renforcé, centre de gravité bas, stabilité remarquable, accessoires (bennes, caisses, sièges enfants).
- Motorisation : couple élevé pour monter les côtes avec charge (jusqu’à 60–80 Nm selon modèles).
- Bénéfices : remplace l’usage d’un second véhicule thermique pour de nombreux déplacements.
VAE Longtail : polyvalence XXL
Le VAE Longtail allonge l’empattement arrière pour accueillir deux enfants, des sacoches volumineuses ou du matériel. Il conserve l’agilité d’un vélo classique avec une capacité de charge proche du Cargo.
- Pour qui ? Familles, éducateurs, agents municipaux en tournée, artisans légers.
- Usage-type : trajets 5–15 km mixant voies cyclables et rues résidentielles.
- Intérêt : compromis idéal entre capacité, confort et polyvalence au quotidien.
En pratique : une flotte équilibrée en Urbain–Cargo–Longtail permet de couvrir 80–90 % des besoins d’un territoire, en offrant une vraie liberté de choix aux administrés selon leur situation familiale et professionnelle pour décarboner leurs livraisons.
Un service client complet : assurance, maintenance, sérénité
Le succès d’un VAELD en collectivité ne dépend pas uniquement des vélos. Il repose sur une exécution opérationnelle solide et sur une satisfaction utilisateur continue. C’est précisément le rôle de notre service client eBikePro grâce à notre plateforme de réservation et de gestion de flotte.
Assurance utilisateurs : transparence et accompagnement sinistre
- Couverture vol et dommages (selon options retenues), franchise maîtrisée.
- Déclaration de sinistre depuis l’app : guidage pas-à-pas, dépôt de pièces, suivi de dossier.
- Prévention : marquage, antivols, consignes de stationnement, notifications de vigilance.
- Remplacement : procédure accélérée pour limiter l’immobilisation.
Maintenance proactive et réseau national
- Réseau de plus de 250 réparateurs agréés en France.
- Préventif : révisions planifiées ; rappels automatiques dans l’app.
- Correctif : ticketing centralisé, SLA, priorisation par criticité.
- Pièces & reconditionnement : stocks critiques, vélos de prêt, disponibilité ≥ 98 %.
Support utilisateur multicanal
- Support dans l’app, par e-mail et téléphone (plages convenues).
- Onboarding : tutoriels vidéo, check-lists, conseils sécurité.
- Assistance : diagnostic guidé, chat asynchrone, notifications de suivi.
- Accessibilité : messages simplifiés, pictogrammes, FR/EN si nécessaire.
L’application AsYouRide : l’ossature digitale du service
Un dispositif automatisé et fluide pour la gestion des VAELD
Mise en œuvre par eBikePro et la plateforme AsYouRide
Le dispositif mis en place par eBikePro repose sur une approche intégrée combinant automatisation administrative, digitalisation des interactions et pilotage intelligent des utilisateurs via la plateforme AsYouRide by eBikePro.
Ce système permet aux collectivités de proposer un service de Vélos à Assistance Électrique en Location Longue Durée (VAELD) moderne, fiable et souple, tout en réduisant considérablement la charge de gestion interne.
1. Un processus entièrement digitalisé et automatisé
L’architecture du dispositif repose sur un environnement eBikePro Workspace connecté à la plateforme AsYouRide, garantissant une synchronisation fluide entre les inscriptions, les modifications de statuts et les notifications automatiques envoyées aux utilisateurs.
Lorsqu’un administré dépose une demande d’adhésion au service VAELD via le formulaire d’inscription en ligne, les informations sont automatiquement :
- enregistrées dans un fichier de suivi sécurisé,
- associées à un statut initial “En attente”,
- et suivies d’un e-mail de confirmation automatique adressé à l’usager et en copie à l’administrateur.
Ce processus assure une gestion 100 % dématérialisée, sans intervention manuelle, garantissant la fiabilité des données et éliminant tout risque d’oubli ou d’erreur humaine.
2. Une gestion dynamique des statuts et des communications
Le suivi administratif des candidatures repose sur une colonne “STATUT” évolutive, reflétant en temps réel la progression de chaque dossier :
En attente – Docs validés – VAE dispo – Contrat signé – Num VAE attribué – Clos
Chaque changement de statut entraîne automatiquement :
- la mise à jour horodatée du dossier,
- la création d’une ligne dans l’onglet “Historique des statuts”, garantissant une traçabilité complète,
- et l’envoi d’un e-mail automatique personnalisé à l’usager selon l’état de son dossier.
Les courriels sont générés automatiquement à chaque étape clé :
- “Documents validés” : confirmation que les justificatifs ont été approuvés,
- “VAE disponible” : notification qu’un vélo électrique est disponible et invitation à finaliser le contrat,
- “Contrat signé” : confirmation de la signature électronique du contrat de VAELD avec message de bienvenue dans le dispositif,
- “Numéro de VAE attribué” : communication du numéro d’identification du vélo pour permettre une fluidité dans la récupération de son VAELD,
- “VAE livré” : confirme la livraison du VAE au client et rappel toutes les informations d’usage,
- “Dossier clos” : message confirmant la restitution du vélo, présentant l’état du matériel après vérification, remerciement à l’utilisateur pour sa participation au dispositif et confirmation de la clôture de son contrat.
Chaque message est envoyé au format HTML, et signé par le Service Mobilité Durable eBikePro et de la collectivité, garantissant une cohérence de communication et une expérience utilisateur professionnelle.
3. Une sécurité renforcée et une maintenance proactive
Les vélos électriques VAELD mis à disposition par eBikePro, dans un ou plusieurs lieux définis en coordination avec la collectivité, sont livrés directement par nos techniciens.
Ces derniers assurent non seulement la remise en main propre des vélos, mais aussi une première prise en main complète : ils expliquent aux utilisateurs le fonctionnement du VAELD, les consignes de sécurité, les modalités de recharge et d’utilisation quotidienne.
Chaque utilisateur se voit également remettre un kit VAELD contenant un chargeur, les clés de la batterie, ainsi qu’un eBikePro sac spécialement conçu pour faciliter le transport et le rangement de ces accessoires.
Par ailleurs, les vélos sont tous équipés d’un traceur GPS de niveau 4, garantissant un haut niveau de sécurité, de suivi en temps réel et de supervision de l’ensemble du parc.
Ce système permet :
- de localiser le vélo en temps réel en cas de perte ou de vol,
- d’activer une alarme sonore à distance pour dissuader toute tentative d’effraction,
- et de bloquer l’assistance électrique du VAE à distance, rendant le vélo inutilisable en cas de vol confirmé.
En complément de cette technologie de protection avancée, le dispositif inclut :
- une assurance utilisateur couvrant les principaux risques d’utilisation,
- et un programme de maintenance préventive planifié pendant la période de location.
Notre service client eBikePro prend directement contact avec l’utilisateur afin :
- d’organiser les interventions de maintenance (contrôles, réglages, nettoyage, mise à jour logicielle),
- de répondre à toutes les questions techniques relatives à l’usage du vélo ou à l’application AsYouRide,
- et de planifier le dernier rendez-vous de restitution à la fin du contrat pour procéder à la clôture du dossier et au remboursement de la caution.
Cette approche proactive garantit la sécurité, la durabilité et la satisfaction de chaque utilisateur tout au long de la période de location.
4. Sécurisation du contrat et procédure de clôture contrôlée
Lors de l’attribution d’un VAELD à un client, et dès son identification dans l’application AsYouRide, le montant total de la location ainsi que le montant de la caution, préalablement défini avec la collectivité, sont automatiquement intégrés dans le système.
Ce processus garantit la sécurisation du paiement du contrat de VAELD et permet de responsabiliser l’utilisateur quant au bon usage du vélo électrique tout au long de la période de location.
Le statut “Dossier Clos” correspond à la fin du contrat de location longue durée (VAELD), à l’échéance de la période d’engagement initialement souscrite par l’utilisateur. Avant la clôture définitive du dossier et le remboursement de la caution, une procédure systématique d’état des lieux est effectuée par l’équipe de maintenance agréée eBikePro.
Cet état des lieux vise à :
- vérifier l’état général du vélo électrique,
- contrôler le bon fonctionnement de la batterie, du moteur et des composants électroniques,
- identifier d’éventuelles dégradations ou anomalies d’usage,
- et remettre le VAE à l’état standard avant sa remise en circulation.
Une fois l’état des lieux validé, la caution éventuellement déposée par l’usager est libérée ou restituée intégralement, conformément aux conditions du dispositif.
Ce processus garantit une remise en service rapide et sécurisée des vélos, tout en maintenant un haut niveau de qualité du parc et en renforçant la responsabilisation des utilisateurs.
5. La plateforme AsYouRide au cœur de l’expérience utilisateur
La plateforme AsYouRide by eBikePro constitue le cœur technologique du dispositif.
Elle agit à la fois comme interface de réservation, outil de gestion de flotte et application de contrôle d’accès pour les usagers.
Grâce à cette application, chaque utilisateur peut :
- réserver son vélo électrique via son compte personnel,
- verrouiller et déverrouiller le cadenas Bluetooth du vélo directement depuis son smartphone,
- gérer le paiement sécurisé de sa location longue durée,
- déposer une empreinte de caution si la collectivité le prévoit,
- et suivre son historique d’utilisation et de maintenance.
Cette intégration entre gestion administrative et usage opérationnel permet de :
- responsabiliser les usagers,
- garantir la bonne utilisation du matériel,
- et simplifier les démarches pour la collectivité grâce à la centralisation de toutes les informations (inscriptions, paiements, disponibilités, contrats).
La plateforme intègre également un tableau de bord d’administration, donnant aux gestionnaires une visibilité complète sur :
- les flottes actives et disponibles,
- les usagers en attente ou en contrat,
- et les indicateurs de performance (taux d’utilisation, durée moyenne, vélos en maintenance, etc.).
6. Un dispositif fiable, transparent et évolutif
L’ensemble du processus s’appuie sur l’infrastructure cloud sécurisée d’eBikePro, dotée d’un système applicatif performant garantissant l’automatisation intégrale des flux d’informations.
Chaque action — inscription, validation, attribution, changement de statut, clôture — est enregistrée dans un journal d’historique centralisé, garantissant une traçabilité totale et une transparence irréprochable pour la collectivité.
Ce modèle offre aux pouvoirs adjudicateurs :
- une solution clé en main,
- une gestion simplifiée et sans charge supplémentaire pour les services internes,
- une vision claire de la performance du service,
- et une expérience usager modernisée et autonome.
Un modèle pensé pour les collectivités
- Financement : LLD 24–48 mois pour lisser l’effort budgétaire.
- Caution/dépôt : montant ajustable, gestion et restitution dans l’app après état des lieux.
- Communication : kit de lancement (affiches, bannières, réseaux sociaux).
- Équité d’accès : tarification sociale, quotas par publics prioritaires.
- Soutenabilité : réemploi/recyclage des pièces et batteries, suivi de durée de vie utile.
✅ Pourquoi ça fonctionne
- Des vélos adaptés à la vraie vie : Urbain, Cargo, Longtail.
- Un service client qui rassure : assurance claire, maintenance proactive, délais maîtrisés.
- Une app qui enlève la friction : inscription, paiements, support intégré, pilotage temps réel.
- Un cadre public respecté : processus, SLA, RGPD, reporting et indicateurs d’impact.
Envie de lancer un VAELD sur votre territoire ?
Nous réalisons un diagnostic rapide (volumétrie, profils d’usages, mix Urbain-Cargo-Longtail, tarification) et proposons un déploiement clé en main avec AsYouRide by eBikePro.
Le pack "Pilote" VAELD à 39 830,76 € HT. comprend l'achat des vélos électriques et de tous leurs accessoires + Une année de prestations clé en main.
Un dispositif complet pour démarrer la mobilité douce
Matériel :
- 7 vélos électriques urbains et 2 vélos cargos conçus et assemblés en France ;
- Accessoires inclus (cadenas Bluetooth, câble de sécurisation, rétroviseur, supports Smartphone et panier avant)
Prestations :
- Assurances utilisateurs : responsabilité civile, risques techniques, dommages et vol ;
- Maintenance à domicile assurée par notre réseau national de plus de 250 réparateurs agréés ;
- Application AsYouRide pour sécuriser son vélo et gérer sa location via son mobile ;
- Mise en service et reprise en fin de contrat directement chez l’utilisateur ;
- Digitalisation complète du dispositif : formulaires d’inscription, gestion des statuts, notifications automatiques et régie de recette intégrée.
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